Unternehmen arbeiten jederzeit mit Dutzenden von Workflows und Prozessen. Doch wie viele dieser Geschäftsprozesse sind dokumentiert, standardisiert, gespeichert und so geteilt, dass alle geschäftlichen Nutzer davon profitieren? Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist eine Geschäftsstrategie, die sich auf die Verwaltung dieser Prozesse durch definierte Workflows, Automatisierung sowie verbesserte Kommunikation und Transparenz konzentriert. In vielen Fällen wird BPM-Software eingesetzt, um die Abläufe eines Unternehmens über verschiedene Abteilungen und Initiativen hinweg zu optimieren. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was Sie von Ihren BPM-Lösungen erwarten können und welche führenden BPM-Tools heute den Markt bestimmen.
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Die richtigen BPM-Lösungen für Ihr Unternehmen auswählen
- Was ist ein Geschäftsprozessmanagement-Tool?
- Funktionen von BPM-Tools
- Die besten BPM-Tools für Unternehmen
- Wer braucht BPM-Lösungen?
- Welche Vorteile bietet ein BPM-Tool?
Was ist ein Geschäftsprozessmanagement-Tool?
Ein Geschäftsprozessmanagement-Tool kann Best Practices im BPM unterstützen, indem es Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen automatisiert, standardisiert und transparenter macht. Es richtet sich nicht ausschließlich an IT- oder Nicht-IT-Teams: Jede Abteilung kann von diesen Tools profitieren, die häufig eingesetzt werden, um das Workflow-Management zwischen Abteilungen zu optimieren.
Funktionen von BPM-Tools
BPM-Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen, um die Produktivität und Effizienz in allen Geschäftsabläufen zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer BPM-Lösung achten sollten:
- Datenzuordnung und Prozessvisualisierung: Zu den größten Vorteilen von BPM-Software gehört die Möglichkeit, Daten in Workflows über Dashboards, Diagramme und Karten darzustellen und zu visualisieren. Nutzer können dadurch erkennen, wie ihre Projekte zusammenhängen, und die richtigen Personen für die Zusammenarbeit an verschiedenen Aufgaben finden.
- Geschäftsprozessautomatisierung und Workflow-Management: Viele BPM-Lösungen bieten Workflow-Management und Workflow-Automatisierung. Sobald ein Prozess eingerichtet ist, kann Ihr Team die Automatisierung aktivieren und automatisch Aufgaben sowie Aktualisierungen erhalten.
- Vorlagen: Ob für ein Organigramm, einen DevOps-Workflow oder etwas völlig anderes: Viele BPM-Plattformen stellen ihren Kunden vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, um die Standardisierung von Prozessen zu unterstützen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Viele BPM-Anbieter erkennen die Bedeutung der Compliance für ihre Kunden und bieten inzwischen verschiedene Tools zur Risikoanalyse und zum Risikomanagement sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen an, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
- Performance-Dashboards und Analysen: Die meisten BPM-Lösungen bieten Dashboards und anpassbare Berichte, mit denen Teams nachvollziehen können, wie sie ihre Geschäftsziele erreichen. Diese Funktionen helfen Administratoren, die Leistung zu überwachen, und anderen Mitarbeitern zu verstehen, wie ihre Arbeit zu übergeordneten Zielen beiträgt.
- Low-Code/No-Code: Teams aus dem operativen Geschäft wünschen sich häufig Tools, mit denen sich Workflows einfach erstellen und verwalten lassen. Deshalb bieten viele BPM-Anbieter ihren Kunden Low-Code-/No-Code-Lösungen an.
- Kollaborationstools: Viele Projekte können nicht vorankommen, wenn verschiedene Mitarbeiter und Abteilungen nicht wissen, woran die anderen arbeiten. Kollaborationstools ermöglichen es Teams, Aktivitäten in verschiedenen Projekten einzusehen sowie Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Teammitgliedern zu kommentieren, zuzuweisen und zu verwalten.
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Die besten BPM-Tools für Unternehmen
Pipefy
Pipefy ist ein führendes Tool für Geschäftsprozessmanagement, das sich stark auf Zugänglichkeit durch Workflow-Visualisierungen konzentriert. Das System basiert auf „Pipes“, die Workflows und Aufgaben miteinander verbinden. Diese Pipes lassen sich per Drag-and-drop einfach neu verbinden und konfigurieren. Die Plattform legt außerdem großen Wert auf eine gute Zugänglichkeit für Kundenservice und Nutzererlebnis – mit der Funktion Request Tracker, die das Nachverfolgen des Status verschiedener Tickets, Projekte und Teilaufgaben vereinfacht.
Pipefy bietet seinen Kunden eine Vielzahl leistungsfähiger Funktionen, stellt aber auch eine kostenlose Version des Tools mit grundlegenden Funktionen bereit. Das kann eine gute Lösung für ein Team sein, das sich zunächst mit dem Produkt vertraut machen möchte, für ein kleineres Team, das nur einige Pipefy-Funktionen benötigt, oder für einen einzelnen Nutzer, der seine eigenen Aufgaben und den Projektfortschritt besser verwalten möchte.
Funktionen:
- Empfang und Verarbeitung externer Dateien über die Funktion Phase Forms
- Nachverfolgung von Statusanfragen für Kunden, Mitarbeiter und Anbieter über die Funktion Request Tracker
- Zentralisiertes Repository für Anfrageformulare über Pipefy Portals
- Automatisierte E-Mail- und Ticketverwaltung
- Genehmigungsabläufe mit anpassbaren Pipe-Verbindungen
Vorteil: Dieses Tool ist eine starke Option für Unternehmen, die viele klare Kommunikationswege zwischen internen Nutzern, Kunden und Anbietern benötigen.
Nachteil: Einige Kunden hatten Probleme mit Systembenachrichtigungen, insbesondere nach kürzlich durchgeführten Aktualisierungen.
Preise: Pipefy bietet Tarife für Starter, Business, Enterprise und unbegrenzte Nutzung an. Mehr über die Preise erfahren Sie hier.
Kissflow
Kissflow ist eine leistungsfähige BPM-Softwareoption für Unternehmen, die im Rahmen ihres Prozessmanagements kollaborative und agile Funktionen benötigen. Dank dynamischem Rollen- und Aufgabenmanagement, teambasierten Zuweisungen und mobilem Zugriff wählen viele Teams dieses Tool, um effiziente Prozesse für DevOps-Teams zu erstellen und zu speichern.
Kissflow konzentriert sich außerdem auf die Erstellung von Formularen, die die Verwaltung interner und externer Prozesse vereinfachen. Das Unternehmen bietet verschiedene Vorlagen und Formulare für unterschiedliche Geschäftsanforderungen an, darunter das Änderungsmanagement in IT und bei Vorfällen, Vertriebspipelines und Angebotserstellung sowie die Erfassung von Reise- und Gesundheitsstatus.
Funktionen:
- Formulare mit 20 Feldtypen, erweiterten Formeln und Drag-and-drop-Layouts
- Öffentliche Formulare zur Datenerfassung von externen Nutzern
- Workflow-Einstellungen mit Schritten und Zuweisungen, Fristsetzung, Bedingungsverwaltung und parallelen Workflow-Zweigen
- Administrative Verwaltung von Workflows und Aufgaben durch die Verwaltung der Feldsichtbarkeit, Workflow-Vorschauen und Testdatenläufe
- Funktionen zur Prozessprüfung mit Echtzeitzugriff auf digitale Prüfpfade
Vorteil: Dieses Tool bietet zahlreiche agile-spezifische Funktionen, darunter dynamisches Routing auf Grundlage von SOPs, dynamische Geschäftsregeln und Zuweisungen sowie auf die Bereitstellung ausgerichtete Funktionen.
Nachteil: Einige Kunden hatten Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Bestellungen in diesem System.
Preise: Es stehen Basic-, Advanced-, Fully-Loaded- und Enterprise-Tarife zur Verfügung. Mehr über die Preise von Kissflow erfahren Sie hier.
monday.com
monday.com ist eine leistungsfähige Projektmanagement-Software, die weit über BPM hinaus zahlreiche verschiedene Geschäftsfunktionen abdeckt. Zu den wichtigsten Einsatzbereichen der Plattform gehören die Ticketverwaltung, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sowie die Planung von Sprint- und agilen Projekten. Für das Geschäftsprozessmanagement entscheiden sich Kunden häufig wegen der umfangreichen Dashboards und anpassbaren Funktionen für monday.com.
Eine bei Kunden besonders beliebte Funktion dieser Plattform ist die Rezeptautomatisierung. monday.com bietet seinen Kunden vorprogrammierte Automatisierungen für alles – von automatischen Slack-Benachrichtigungen über Statusaktualisierungen und die Archivierung von Projekten bis hin zur Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Nutzer auf Grundlage des Aufgabentyps. Die Rezepte lassen sich für verschiedene Zeiträume und Auslöser einrichten. Nutzer können sogar mehrstufige Automatisierungen für komplexere Prozessanforderungen erstellen.
Funktionen:
- Vorgefertigte Apps und Integrationen im App-Marktplatz
- Mehrere Optionen für Dashboard-Ansichten und Ansichten zur Verwaltung einzelner Aufgaben
- Automatisierungs- und Checklistenrezepte für Workflows
- Integrationen mit verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationstools wie Slack und Google Suite
- Vorlagen für verschiedene Projekttypen und Abteilungsziele
Vorteil: monday.com bietet eine umfangreiche Bibliothek voreingestellter Automatisierungen, die als Rezepte bezeichnet werden.
Nachteil: Je nach Anzahl der benötigten Nutzerplätze und Funktionen kann monday.com sehr teuer werden.
Preise: Der Preis hängt von der monatlichen oder jährlichen Zahlung ab. Es stehen fünf verschiedene Tarifoptionen zur Verfügung: Individual, Basic, Standard, Pro und Enterprise. Mehr über die Preise erfahren Sie hier.
Process Street
Process Street ist eine No-Code-BPM-Softwarelösung, die eine Reihe namhafter Unternehmenskunden vorweisen kann. Die Plattform ist dafür bekannt, unkomplizierte Lösungen für das Prozessmanagement über eine intuitive Benutzeroberfläche anzubieten, sodass auch nichttechnische Teams dieses Tool effektiv nutzen können.
Process Street bietet seinen Kunden spezialisierte Unterstützung und vorgefertigte Lösungen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Zu den häufigsten Geschäftsprozessen und Anwendungsfällen, die unterstützt werden, gehören die Einrichtung neuer Kunden, das Onboarding von Mitarbeitern, Git-Workflows, Beschaffung, IT-Helpdesk-Support, Projektmanagement, Reporting, Bewerberauswahl, Rechnungserstellung und interne Audits.
Funktionen:
- Bedingte Logik und Vorlagen für agile Workflows
- BPM-Dashboard mit Reporting-API
- Zapier, Webhooks und APIs für Integrationen mit Drittanbietern verfügbar
- Aufgabenzuweisung und Verfahrensdokumente für wichtige Entscheidungsträger
- Mehr als 10 Formularfelder mit Drag-and-drop-Funktionalität
Vorteil: Der Aktivitätsfeed von Process Street bietet eine klare, handlungsorientierte Benutzeroberfläche, über die verschiedene Mitarbeiter den Fortschritt auf einen Blick überprüfen können.
Nachteil: Process Street bietet etwas weniger Möglichkeiten zur Formularanpassung als einige seiner Wettbewerber.
Preise: Das Pro-Paket kostet 25 US-Dollar pro vollständigem Nutzer und Monat. Individuelle Enterprise-Preise und kostenlose Testversionen sind ebenfalls verfügbar. Mehr über die Preise erfahren Sie hier.
iGrafx Business Transformation Platform
iGrafx Business Transformation Platform ist ein führendes BPM-Tool, das seinen Kunden verschiedene Möglichkeiten für den Kundensupport bietet. Zu den wichtigsten Support-Ressourcen gehören Onlineartikel und Blogs, Fallstudien und Kundenbewertungen, Infografiken und Whitepaper sowie Videos und Webinare.
Das Unternehmen legt außerdem Wert auf Transparenz und stellt potenziellen Kunden bei der Suche nach einer BPM-Plattform hilfreiche Daten zur Verfügung. iGrafx bietet eine Ressource namens Scorecard / RFP Tool an, über die Interessenten kostenlosen Zugriff auf Tools wie Anbieter-Scorecards und Leitfragen für RFPs erhalten. So können Kunden das für sie passende Tool finden.
Funktionen:
- Prozessmodellierung, -erkennung und -optimierung sowie Wissensmanagement
- Funktionen für Prozess-Compliance, Risikomanagement und GRC, insbesondere durch Risk Mining
- Verknüpfungen von Customer Journeys mit Systemen und Prozessen
- iGrafx Quick-Mapper zur Prozesserfassung und Workflow-Verwaltung
- Process-Designer-Funktion für Diagramme, SOPs und berichtsbasierte Prozessbeschreibungen
Vorteil: iGrafx bietet mehrere leistungsfähige Funktionen für Geschäftskontinuität und Datenschutz, die Sicherheit und Compliance der Kunden gewährleisten.
Nachteil: Einige Nutzer empfinden die Benutzeroberfläche als schwierig, insbesondere bei der Verwendung von Drag-and-drop-Funktionen in Diagrammen.
Preise: Preise sind auf Anfrage beim iGrafx-Team erhältlich. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.
Kintone
Kintone ist eine kleinere Lösung auf dem BPM-Markt, die sich stark auf die Erstellung individueller Geschäftsanwendungen und die Standardisierung der Prozesse für diese Anwendungen konzentriert. Für kleinere Unternehmen mit gut integrierten Teams kann sie eine leistungsfähige Lösung sein, da die Plattform bei Dashboards und Reporting den Einsatz möglichst weniger Ansichten betont. HR-, Marketing-, Vertriebs-, Betriebs- und andere Teams, die zusammenarbeiten, können mit diesem Tool leicht erkennen, wie ihre Arbeit zu größeren Projekten beiträgt.
Funktionen:
- Erstellung individueller Geschäftsanwendungen
- Ein zentrales Dashboard für Geschäftskennzahlen
- Zusammenarbeit innerhalb der Datenbank mit Threads, Kommentaren in Datensätzen, Nutzerprofilseiten und privaten Nachrichten
- Integrationen über REST-APIs und Erweiterungen verfügbar
- Individuelle bedingte Workflows mit Funktionen für Aufgabenzuweisung und Benachrichtigungen
Vorteil: Diese Lösung verfolgt einen Ansatz mit einem einzigen anpassbaren Dashboard, sodass Nutzer sehen können, wie alle Unternehmensdaten, einschließlich HR- und CRM-ähnlicher Daten, mit anderen Geschäftsprozessen verbunden sind.
Nachteil: Der Ansatz mit einem einzigen Dashboard eignet sich nicht für alle Unternehmen. Größere Unternehmen möchten möglicherweise verschiedene Geschäftsprozesse trennen und die separaten Dashboards integrieren, um Daten einfacher zu visualisieren.
Preise: Kintone bietet mehrere verschiedene Tarife an, darunter einen für spezielle staatliche oder akademische Anwendungen. Mehr über die Preise erfahren Sie hier.
Zoho Creator
Zoho Creator ist eine weitere BPM-Plattform, bei der Benutzerfreundlichkeit bei der Anwendungsentwicklung und Workflow-Erstellung im Vordergrund steht. Die BPM-Lösung von Zoho gehört insbesondere bei Datensicherheit und Governance zu den führenden Lösungen auf dem Markt. Die Plattform bietet Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen wie End-to-End-Protokolle, Leitlinien zur Einhaltung von DSGVO und HIPAA, ein OWASP-basiertes Sicherheits-Framework, Inhaltsverschlüsselung, Datenlöschung und IP-Beschränkungen.
Funktionen:
- Script-Builder mit per Drag-and-drop einfügbaren Code-Snippets zur Workflow-Erstellung
- Zu den speziellen Mobilfunktionen gehören Push-Benachrichtigungen, Geofencing sowie das Scannen von QR-Codes und Barcodes
- Apps laufen nativ auf PCs, Tablets sowie mobilen iOS- und Android-Geräten.
- Quelldaten aus verschiedenen Quellen zur Erstellung funktionsübergreifender Berichte
- Personalisierte Markenerlebnisse mit White-Labeling und automatischer Übersetzung
Vorteil: Mit dem Smart-Import-Tool lassen sich ältere Datensätze einfach migrieren und im System organisieren.
Nachteil: Einige Nutzer halten die Suchfunktion für schwierig zu bedienen.
Preise: Das Professional-Paket kostet 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat; Ultimate kostet 400 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Mehr erfahren Sie hier.
Creatio Studio
Creatio Studio ermöglicht es BPM-Nutzern, über den No-Code-Ansatz vorlagenbasierte oder stärker angepasste Prozesse zu erstellen. Der Case Designer der Plattform ist ein wichtiges Verkaufsargument dieses Tools. Er ermöglicht es Nutzern, unstrukturierte Prozessfälle zu erstellen, Workflow-Phasen mit eigenen Phasenbedingungen abzubilden und vorgegebenen Schritten zu folgen, um einen abgeschlossenen Prozess effektiv zu beenden und für spätere Referenzzwecke zu speichern.
Funktionen:
- Tools für Identitäts- und Zugriffsverwaltung
- Integrationen über .Net-Tools, REST, SOAP, OData und offene APIs verfügbar
- Vorgefertigte Vorlagen für die Anwendungsentwicklung verfügbar
- Training von Modellen der künstlichen Intelligenz zur Automatisierung von Workflows
- Erstellung unstrukturierter Prozesse über den No-Code-Case-Designer
Vorteil: Creatio bietet Administratoren und Nutzern interaktive Hinweise und Dialoge mit Vorschlägen für die nächsten Schritte in einem Prozess.
Nachteil: Creatio bietet nur eingeschränkte Funktionen für Nachrichten und externe Kommunikation zur Unterstützung des Kundenservices.
Preise: Creatio Studio ist als kostenlose und als Enterprise-Version verfügbar. Studio Enterprise kostet 25 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Mehr über die Preise erfahren Sie hier.
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Wer braucht BPM-Lösungen?
Unternehmen jeder Größe und aus den unterschiedlichsten Branchen können von BPM-Lösungen profitieren. Den größten ROI erzielen jedoch wahrscheinlich Unternehmen in den folgenden Situationen:
- Ihr Unternehmen hat eine Fusion oder Übernahme (M&A) durchlaufen und muss Prozesse über neue Mitarbeiter und Geschäftsbereiche hinweg standardisieren.
- Sie sind in Ihrem Unternehmen stark auf ITOps, DevOps und andere Betriebsteams angewiesen.
- Abteilungsübergreifende Projekte gehören zum normalen Bestandteil Ihrer Betriebsabläufe.
- Ihr Team benötigt konforme und sichere Möglichkeiten zum Speichern und Verwalten von Prozessdaten.
Mehr über Prozess- und Projektmanagement bei Project-Management.com erfahren Sie: Die beste Projektmanagement-Software für 2022
Welche Vorteile bietet ein BPM-Tool?
Transparenz über Prozesse am Arbeitsplatz
Mit Funktionen wie Dashboards, Diagrammen, Aktivitätsfeeds und Kommentaren unterstützen BPM-Plattformen Administratoren und Mitarbeiter dabei, Prozesse am Arbeitsplatz transparent zu machen. Verschiedene Nutzer können mit diesem Tool Engpässe schnell visualisieren und notwendige Verbesserungen für ein Projekt umsetzen oder zuweisen.
Management der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Insbesondere für Unternehmen, die große Mengen sensibler und kundenbezogener Daten verarbeiten, ist es entscheidend, dass die Prozesse den gesetzlichen Vorgaben für die Nutzung solcher Daten entsprechen. Viele BPM-Tools bieten native GRC- und Sicherheitsfunktionen, die auf den gängigsten Standards für Datenschutz und Compliance basieren.
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Prozessstandardisierung und Logikaufbau
BPM konzentriert sich in erster Linie auf die Standardisierung betrieblicher Prozesse und erreicht dies häufig durch den Aufbau von Logik. Viele Tools bieten den Aufbau von Wenn-dann-Logik und Logikvorschläge für Nutzer, sodass diese Prozesse für ein Team einfacher erstellen und vervollständigen können.
Prozessmanagement über Abteilungen und Nutzer hinweg
Verschiedene Abteilungen und Nutzer verfügen nicht immer über denselben Grad an Zugriff und Verständnis für Unternehmensprojekte. Mit BPM-Prozessmanagement-Software können Sie alle relevanten Nutzer hinzufügen und ihnen genau die Menge an Informationen und Transparenz bereitstellen, die sie für die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern und Abteilungen benötigen.
Unterstützendes Tool für DevOps, AIOps und kollaborative Teams
DevOps, AIOps, ITOps und andere Betriebsteams benötigen effektive Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und den Fortschritt über Teilaufgaben und Nutzer hinweg zu verfolgen. BPM-Tools ermöglichen nicht nur die Nachverfolgung des Projektverlaufs, sondern auch die Standardisierung und spätere Bezugnahme auf frühere Projekte.
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