Les entreprises s’appuient à tout moment sur des dizaines de flux de travail et de processus, mais combien de ces processus métier sont documentés, standardisés, stockés et partagés d’une manière utile à tous les utilisateurs de l’entreprise ? Gestion des processus métier (BPM) est une stratégie d’entreprise qui vise à gérer ces processus au moyen de flux de travail définis, de l’automatisation et d’une communication et d’une transparence accrues. Dans de nombreux cas, les logiciels BPM servent à optimiser le fonctionnement d’une entreprise entre différents services et initiatives. Poursuivez votre lecture pour découvrir ce que vous pouvez attendre de vos solutions BPM et quels sont aujourd’hui les meilleurs outils BPM du marché.
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Choisir les solutions BPM adaptées à votre entreprise
- Qu’est-ce qu’un outil de gestion des processus métier ?
- Fonctionnalités des outils BPM
- Les meilleurs outils BPM pour les entreprises
- À qui s’adressent les solutions BPM ?
- Quels sont les avantages d’un outil BPM ?
Qu’est-ce qu’un outil de gestion des processus métier ?
Un outil de gestion des processus métier peut favoriser les bonnes pratiques BPM en automatisant et en standardisant les processus métier, tout en les rendant plus visibles au sein de l’organisation. Il ne s’adresse pas exclusivement aux équipes informatiques ou non informatiques : toutes les équipes peuvent tirer parti de ces outils, qui servent souvent à rationaliser la gestion des flux de travail interdépartementaux.
Fonctionnalités des outils BPM
Les outils BPM offrent diverses fonctionnalités pour accroître la productivité et l’efficacité des opérations de l’entreprise. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités à rechercher dans une solution BPM :
- Cartographie des données et visualisation des processus : L’un des principaux avantages des logiciels BPM est leur capacité à présenter les données sous forme de tableaux de bord, de graphiques et de cartes, ainsi qu’à les visualiser dans les flux de travail. Ils permettent aux utilisateurs de voir comment leurs projets sont liés et de trouver les bonnes personnes avec lesquelles collaborer sur différentes tâches.
- Automatisation des processus métier et gestion des flux de travail : De nombreuses solutions BPM proposent la gestion et l’automatisation des flux de travail. Ainsi, une fois qu’un processus est en place, votre équipe peut activer l’automatisation et recevoir automatiquement les affectations et les mises à jour.
- Modèles : Qu’il s’agisse d’un organigramme, d’un flux de travail DevOps ou de tout autre élément, de nombreuses plateformes BPM proposent à leurs clients des modèles prêts à l’emploi pour faciliter la standardisation des processus.
- Conformité réglementaire : De nombreux fournisseurs de solutions BPM reconnaissent l’importance de la conformité pour leurs clients et proposent désormais différents outils d’évaluation et de gestion des risques, ainsi que des fonctionnalités de sécurité supplémentaires pour rester en conformité avec la réglementation.
- Tableaux de bord et analyses des performances : La plupart des solutions BPM proposent des tableaux de bord et des rapports personnalisables, qui aident les équipes à comprendre leur progression vers leurs objectifs métier. Ces fonctionnalités permettent aux administrateurs de suivre les performances et aux autres employés de comprendre comment leur travail contribue à des objectifs plus larges.
- low-code/no-code : Les équipes chargées des opérations souhaitent souvent disposer d’outils qui facilitent la création et la gestion des flux de travail. C’est pourquoi de nombreux fournisseurs BPM proposent des solutions low-code/no-code à leurs clients.
- Outils de collaboration :De nombreux projets ne peuvent progresser que si les différents employés et services savent sur quoi travaillent les autres. Les outils de collaboration permettent aux équipes de consulter l’activité dans les différents projets, de commenter les tâches, de les attribuer et de les gérer en fonction de leur lien avec les autres membres de l’équipe.
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Les meilleurs outils BPM pour les entreprises
Pipefy
Pipefy est un outil de gestion des processus métier de premier plan qui met fortement l’accent sur l’accessibilité grâce à la visualisation des flux de travail. Le système repose sur des « tuyaux » qui relient les flux de travail et les tâches, et ces tuyaux peuvent être reconnectés et reconfigurés par simple glisser-déposer. La plateforme met également l’accent sur l’accessibilité pour le service client et l’expérience utilisateur grâce à la fonctionnalité Request Tracker, qui simplifie le suivi de l’état de divers tickets, projets et sous-tâches.
Pipefy propose à ses clients diverses fonctionnalités robustes, mais fournit également une version gratuite de l’outil avec des fonctionnalités de base. Elle peut constituer une excellente solution pour une équipe qui souhaite d’abord se familiariser avec le produit, pour une petite équipe qui n’a besoin que de quelques fonctionnalités de Pipefy, ou même pour un utilisateur seul qui recherche un meilleur outil pour gérer ses propres tâches et l’avancement de ses projets.
Fonctionnalités :
- Réception et traitement de fichiers externes grâce à la fonctionnalité Phase Forms
- Suivi des demandes de statut pour les clients, les employés et les fournisseurs grâce à la fonctionnalité Request Tracker
- Référentiel centralisé de formulaires de demande grâce à Pipefy Portals
- Gestion automatisée des e-mails et des tickets
- Flux d’approbation avec des connexions de tuyaux personnalisables
Avantage : Cet outil est une excellente option pour les entreprises qui ont besoin de nombreux canaux de communication clairement définis entre les utilisateurs internes, les clients et les fournisseurs.
Inconvénient : Certains clients ont rencontré des difficultés avec les notifications système, notamment après les récentes mises à jour.
Tarifs : Pipefy propose des forfaits Starter, Business, Enterprise et Unlimited. En savoir plus sur les tarifs ici.
Kissflow
Kissflow est une solution logicielle BPM performante pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités collaboratives et agiles dans le cadre de leur gestion des processus. Grâce à la gestion dynamique des rôles et des tâches, aux affectations par équipe et à l’accès mobile, de nombreuses équipes choisissent cet outil pour créer et stocker des processus efficaces destinés aux équipes DevOps.
Kissflow met également l’accent sur la création de formulaires qui simplifient la gestion des processus internes et externes. La plateforme propose plusieurs modèles et formulaires pour répondre à différents besoins métier, notamment la gestion des changements informatiques et des incidents, les pipelines de vente et les devis, ainsi que le suivi des déplacements et de l’état de santé.
Fonctionnalités :
- Formulaires avec 20 types de champs, des formules avancées et des mises en page par glisser-déposer
- Formulaires publics pour collecter des données auprès d’utilisateurs externes
- Paramètres de flux de travail comprenant les étapes et les affectations, la définition des échéances, la gestion des conditions et les branches de flux de travail parallèles
- Gestion administrative des flux de travail et des tâches grâce à la gestion de la visibilité des champs, à la prévisualisation des flux de travail et à l’exécution de tests avec des données de test
- Fonctionnalités d’audit des processus avec accès en temps réel aux pistes d’audit numériques
Avantage : Cet outil offre de nombreuses fonctionnalités propres aux méthodes agiles, notamment le routage dynamique fondé sur les procédures opérationnelles standard, les règles métier et les affectations dynamiques, ainsi que des fonctionnalités axées sur le déploiement.
Inconvénient : Certains clients ont eu des difficultés à gérer les bons de commande dans ce système.
Tarifs : Des forfaits payants Basic, Advanced, Fully Loaded et Enterprise sont disponibles. En savoir plus sur les tarifs de Kissflow ici.
monday.com
monday.com est un logiciel robuste de gestion de projets qui couvre de nombreuses fonctionnalités métier au-delà du BPM. Parmi les principaux cas d’utilisation de la plateforme figurent la gestion des tickets, la gestion de la relation client (CRM), ainsi que la planification de sprints ou de projets agiles. Pour la gestion des processus métier en particulier, les clients choisissent souvent monday.com pour ses tableaux de bord étendus et ses fonctionnalités personnalisables.
La fonctionnalité d’automatisation par recettes est très appréciée des clients de cette plateforme. monday.com propose à ses clients des automatisations préconfigurées pour tout type d’opération, des notifications Slack automatisées aux mises à jour de statut, à l’archivage des projets et à l’affectation de tâches à certains utilisateurs selon le type de tâche. La fonctionnalité de recettes peut être configurée pour différentes périodes et différents déclencheurs, et les utilisateurs peuvent même mettre en place des automatisations en plusieurs étapes pour répondre à des besoins de processus plus complexes.
Fonctionnalités :
- Applications et intégrations prêtes à l’emploi disponibles dans la marketplace d’applications
- Plusieurs options d’affichage pour les tableaux de bord et la gestion individuelle des tâches
- Recettes d’automatisation et de listes de contrôle pour les flux de travail
- Intégrations avec plusieurs outils de communication et de collaboration, tels que Slack et Google Suite
- Modèles disponibles pour différents types de projets et objectifs des services
Avantage : monday.com propose une vaste bibliothèque d’automatisations prédéfinies, appelées recettes.
Inconvénient : Selon le nombre de licences et de fonctionnalités dont votre équipe a besoin, monday.com peut devenir très coûteux.
Tarifs : Les tarifs dépendent du paiement mensuel ou annuel et se déclinent en cinq forfaits différents : Individual, Basic, Standard, Pro et Enterprise. En savoir plus sur les tarifs ici.
Process Street
Process Street est une solution logicielle BPM sans code qui compte plusieurs grandes entreprises parmi ses clients. La plateforme est réputée pour proposer des solutions de gestion des processus simples grâce à une interface utilisateur intuitive, permettant ainsi aux équipes non techniques d’utiliser efficacement cet outil.
Process Street propose à ses clients une assistance spécialisée et des solutions préconfigurées pour divers cas d’utilisation. Parmi les processus métier et cas d’utilisation les plus courants pris en charge figurent la configuration de nouveaux clients, l’intégration des employés, les flux de travail Git, les achats, le support du service d’assistance informatique, la gestion de projets, la création de rapports, la sélection des candidats, la génération de factures et l’audit interne.
Fonctionnalités :
- Logique conditionnelle et modèles pour les flux de travail agiles
- Tableau de bord BPM avec API de reporting
- Zapier, webhooks et API disponibles pour les intégrations tierces
- Affectation des tâches et documents de procédure pour les principaux décideurs
- Plus de 10 champs de formulaire avec fonctionnalité de glisser-déposer
Avantage : Le flux d’activité de Process Street offre une interface utilisateur claire et exploitable, permettant à différents employés de vérifier l’avancement en un coup d’œil.
Inconvénient : Process Street offre légèrement moins de possibilités de personnalisation des formulaires que certains de ses concurrents.
Tarifs : Le forfait Pro coûte 25 $US par utilisateur complet et par mois. Des tarifs Enterprise personnalisés et des essais gratuits sont également disponibles. En savoir plus sur les tarifs ici.
iGrafx Business Transformation Platform
iGrafx Business Transformation Platform est un outil BPM de premier plan qui propose à ses clients plusieurs moyens d’obtenir de l’assistance. Parmi ses principales ressources d’assistance figurent des articles et blogs en ligne, des études de cas et des avis clients, des infographies et livres blancs, ainsi que des vidéos et webinaires.
L’entreprise met également l’accent sur la transparence en fournissant aux clients potentiels des données utiles lors de leur recherche d’une plateforme BPM. iGrafx propose une ressource appelée Scorecard / RFP Tool, qui offre gratuitement aux prospects l’accès à des outils tels que des fiches d’évaluation des fournisseurs et des questions d’orientation pour les appels d’offres, afin de les aider à trouver l’outil qui leur convient.
Fonctionnalités :
- Modélisation, découverte et optimisation des processus, ainsi que gestion des connaissances
- Fonctionnalités de conformité des processus, de gestion des risques et de GRC, notamment grâce à l’exploration des risques
- Connexions entre le parcours client, les systèmes et les processus
- iGrafx Quick-Mapper pour la capture des processus et la gestion des flux de travail
- Fonctionnalité Process Designer pour la création de diagrammes, les procédures opérationnelles standard et la création de rapports narratifs sur les processus
Avantage : iGrafx offre plusieurs fonctionnalités solides de continuité d’activité et de protection des données pour assurer la sécurité et la conformité des clients.
Inconvénient : Certains utilisateurs trouvent l’interface utilisateur difficile à utiliser, notamment lorsqu’ils se servent des fonctionnalités de glisser-déposer dans les graphiques.
Tarifs : Les tarifs sont communiqués sur demande par l’équipe iGrafx. Un essai gratuit est disponible.
Kintone
Kintone est une solution de moindre envergure sur le marché du BPM, qui se concentre fortement sur la création d’applications métier personnalisées et la standardisation des processus associés. Elle peut constituer une solution efficace pour les petites entreprises dotées d’équipes bien intégrées, car la plateforme privilégie un nombre réduit de panneaux pour les tableaux de bord et les rapports. Les équipes des ressources humaines, du marketing, des ventes, des opérations et d’autres services travaillant ensemble peuvent facilement voir comment leur travail contribue à des projets de plus grande ampleur grâce à cet outil.
Fonctionnalités :
- Création d’applications métier personnalisées
- Tableau de bord centralisé unique pour les indicateurs métier
- Collaboration au sein de la base de données avec fils de discussion, commentaires dans les enregistrements, murs de profils utilisateurs et messages privés
- Intégrations disponibles via des API REST et des extensions
- Flux de travail conditionnels personnalisés avec fonctionnalités d’affectation des tâches et de notification
Avantage : Cette solution propose une approche fondée sur un tableau de bord unique et personnalisable, permettant aux utilisateurs de voir comment toutes les données de l’entreprise, y compris les données de type RH et CRM, sont liées aux autres processus métier.
Inconvénient : L’approche fondée sur un tableau de bord unique ne convient pas à toutes les entreprises. Les grandes entreprises peuvent souhaiter séparer les différents processus métier et intégrer ces tableaux de bord distincts afin de simplifier la visualisation des données.
Tarifs : Kintone propose plusieurs forfaits différents, dont un destiné aux usages gouvernementaux ou éducatifs spécialisés. En savoir plus sur les tarifs ici.
Zoho Creator
Zoho Creator est une autre plateforme BPM qui met l’accent sur la facilité d’utilisation pour le développement d’applications et la création de flux de travail. La solution BPM de Zoho figure parmi les meilleures du marché, notamment en matière de sécurité et de gouvernance des données. La plateforme fournit des fonctionnalités de sécurité et de gestion administrative telles que des protocoles de bout en bout, des recommandations de conformité au RGPD et à la loi HIPAA, un cadre de sécurité fondé sur l’OWASP, le chiffrement des contenus, l’effacement des données et des restrictions liées aux adresses IP.
Fonctionnalités :
- Générateur de scripts avec extraits de code par glisser-déposer pour la création de flux de travail
- Fonctionnalités spécifiques aux appareils mobiles, notamment les notifications push, le géorepérage et la numérisation de codes QR et de codes-barres
- Les applications s’exécutent nativement sur les PC, les tablettes et les appareils mobiles iOS et Android.
- Données sources provenant de différents emplacements pour créer des rapports interfonctionnels
- Expériences de marque personnalisées grâce au marque blanche et à la traduction automatique
Avantage : L’outil Smart Import facilite la migration des ensembles de données existants et leur organisation dans le système.
Inconvénient : Certains utilisateurs estiment que la fonction de recherche est difficile à utiliser.
Tarifs : Le forfait Professional coûte 25 $US par utilisateur et par mois, tandis que le forfait Ultimate coûte 400 $US par mois avec une facturation annuelle. En savoir plus ici.
Creatio Studio
Creatio Studio permet aux utilisateurs de solutions BPM de créer des processus modélisés ou plus personnalisés grâce à son approche sans code. Le Case Designer de la plateforme constitue un argument de vente majeur : il permet aux utilisateurs de créer des cas de processus non structurés, de cartographier les étapes des flux de travail avec leurs propres conditions et de suivre les étapes proposées pour finaliser et enregistrer efficacement un processus terminé afin de pouvoir le consulter ultérieurement.
Fonctionnalités :
- Outils de gestion des identités et des accès
- Intégration disponible via les outils .Net, REST, SOAP, OData et l’API ouverte
- Modèles prêts à l’emploi disponibles pour le développement d’applications
- Entraînement de modèles d’intelligence artificielle pour l’automatisation des flux de travail
- Création de processus non structurés grâce au Case Designer sans code
Avantage : Creatio propose aux administrateurs et aux utilisateurs des invites et des boîtes de dialogue interactives, qui suggèrent les prochaines étapes d’un processus.
Inconvénient : Creatio offre des fonctionnalités limitées de messagerie et de communication externe pour répondre aux besoins du service client.
Tarifs : Creatio Studio est disponible en versions gratuite et Enterprise. La version Studio Enterprise coûte 25 $US par utilisateur et par mois. En savoir plus sur les tarifs ici.
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À qui s’adressent les solutions BPM ?
Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent tirer parti des solutions BPM, mais celles qui se trouvent dans les situations suivantes sont susceptibles d’obtenir le meilleur retour sur investissement :
- Votre entreprise a fait l’objet d’une fusion ou d’une acquisition (M&A) et doit standardiser ses processus entre les nouveaux employés et les différents secteurs d’activité.
- Vous dépendez fortement des équipes ITOps, DevOps et autres équipes opérationnelles de votre organisation.
- Les projets interdépartementaux font partie intégrante de vos activités.
- Votre équipe a besoin de moyens conformes et sécurisés pour stocker et gérer les données des processus.
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Quels sont les avantages d’un outil BPM ?
Visibilité des processus sur le lieu de travail
Grâce à des fonctionnalités telles que les tableaux de bord, les graphiques, les flux d’activité et les commentaires, les plateformes BPM améliorent la visibilité des processus sur le lieu de travail, tant pour les administrateurs que pour les employés. Les différents utilisateurs peuvent se servir de cet outil pour visualiser rapidement les goulets d’étranglement et mettre en œuvre ou affecter les améliorations nécessaires à un projet.
Gestion de la conformité réglementaire
Pour les entreprises qui traitent une grande quantité de données sensibles et destinées aux clients en particulier, il est essentiel que les processus respectent les lois et réglementations encadrant l’utilisation de ce type de données. De nombreux outils BPM proposent des fonctionnalités natives de GRC et de sécurité fondées sur les normes les plus courantes en matière de confidentialité et de conformité des données.
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Standardisation des processus et création de logique
Le BPM vise principalement à standardiser les processus opérationnels, ce qu’il fait souvent au moyen de la création de logique. De nombreux outils proposent une logique conditionnelle de type si/alors et des suggestions de logique, ce qui permet aux utilisateurs de concevoir et de compléter plus facilement les processus d’une équipe.
Gestion des processus entre les services et les utilisateurs
Les différents services et utilisateurs n’ont pas toujours le même niveau d’accès aux projets de l’entreprise ni la même compréhension de ceux-ci. Avec un logiciel de gestion des processus BPM, vous pouvez ajouter tous les utilisateurs concernés et leur donner exactement le niveau d’information et de visibilité dont ils ont besoin pour travailler avec les autres employés et services.
Outil de soutien pour les équipes DevOps, AIOps et collaboratives
DevOps, AIOps, ITOps et les autres équipes opérationnelles ont besoin de moyens efficaces pour rationaliser les processus et suivre l’avancement des différentes sous-tâches et des utilisateurs. Les outils BPM permettent non seulement de suivre l’avancement d’un projet, mais aussi de standardiser les projets et de s’y référer ultérieurement.
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