企業は常に数十ものワークフローやプロセスを運用しています。しかし、その業務プロセスのうち、すべての業務ユーザーにとって有益な形で文書化、標準化、保存、共有されているものはどれほどあるでしょうか。ビジネスプロセス管理（BPM）は、定義済みのワークフロー、自動化、コミュニケーションと透明性の向上を通じて、こうしたプロセスの管理に重点を置くビジネス戦略です。多くの場合、BPMソフトウェアは、さまざまな部門や取り組みにまたがる業務運営を最適化するために使用されます。BPMソリューションに期待できることと、現在市場をリードしている主要BPMツールについて詳しく見ていきましょう。
自社に適したBPMソリューションの選び方
ビジネスプロセス管理ツールとは？
ビジネスプロセス管理ツールは、組織全体の業務プロセスを自動化、標準化し、可視性を高めることで、BPMのベストプラクティスを支援します。ITチームだけ、あるいは非ITチームだけを対象とするものではありません。どのチームもこうしたツールの恩恵を受けられ、部門間のワークフロー管理を効率化するために利用されることもよくあります。
BPMツールの機能
BPMツールは、業務運営全体の生産性と効率を高めるさまざまな機能を提供します。BPMソリューションで確認すべき主な機能は次のとおりです。
- データマッピングとプロセスの可視化：BPMソフトウェアの大きなメリットの1つは、ワークフロー内のデータをダッシュボード化、グラフ化、マッピングし、可視化できることです。プロジェクト同士のつながりを把握し、さまざまなタスクで協力すべき人を見つけるのに役立ちます。
- ビジネスプロセスの自動化とワークフロー管理：多くのBPMソリューションは、ワークフロー管理とワークフロー自動化を提供しています。そのため、プロセスを構築したら、チームは自動化を有効にし、割り当てや更新通知を自動的に受け取れます。
- テンプレート：組織図用でも、DevOpsワークフロー用でも、まったく別の用途でも、多くのBPMプラットフォームはプロセスの標準化を支援する既製テンプレートを顧客に提供しています。
- 規制コンプライアンス：多くのBPMベンダーは顧客にとってコンプライアンスが重要であることを認識し、現在では、規制への対応に役立つさまざまなリスク評価・管理ツールや追加のセキュリティ機能を提供しています。
- パフォーマンスダッシュボードと分析：ほとんどのBPMソリューションは、ダッシュボード機能とカスタマイズ可能なレポートを備えており、チームが業務目標に対する進捗を把握できるよう支援します。管理者はパフォーマンスを追跡でき、ほかの従業員は自分の仕事がより大きな目標にどう貢献しているかを理解できます。
- ローコード／ノーコード：業務運営チームは、ワークフローを簡単に作成・管理できるツールを求めることがよくあります。そのため、多くのBPMベンダーは顧客向けにローコード／ノーコードソリューションを提供できる体制を整えています。
- コラボレーションツール：異なる従業員や部門が互いの作業内容を把握していなければ、進められないプロジェクトは数多くあります。コラボレーションツールを使えば、チームはプロジェクト全体のアクティビティを確認し、ほかのメンバーに関係するタスクへのコメント、割り当て、管理を行えます。
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エンタープライズ向け主要BPMツール
Pipefy
Pipefyは、ワークフローの可視化を通じたアクセシビリティを重視する、主要なビジネスプロセス管理ツールです。このシステムでは、ワークフローとタスクをつなぐ「パイプ」を設定でき、ドラッグ＆ドロップで簡単に接続を変更・再構成できます。また、Request Tracker機能によってカスタマーサービスとユーザーエクスペリエンスのアクセシビリティも重視しています。この機能により、さまざまなチケット、プロジェクト、サブタスクのステータスを追跡するプロセスが簡素化されます。
Pipefyは顧客に堅牢な機能を数多く提供していますが、基本機能を備えた無料版も用意しています。まず製品に慣れたいチーム、Pipefyの一部の機能だけを必要とする小規模チーム、自分のタスクやプロジェクトの進捗をより適切に管理したい個人ユーザーにとって、優れた選択肢となるでしょう。
機能：
- Phase Forms機能による外部ファイルの受信・処理
- Request Tracker機能による顧客、従業員、ベンダーからのステータス確認依頼の追跡
- Pipefy Portalsによる申請フォームの一元管理リポジトリ
- メールとチケットの自動管理
- パイプ接続をカスタマイズできる承認フロー
メリット：社内ユーザー、顧客、ベンダーとの明確なコミュニケーション経路を数多く必要とする企業にとって、非常に有力な選択肢です。
デメリット：特に最近のアップデート後、システム通知に問題があったという顧客もいます。
料金：Pipefyでは、スターター、ビジネス、エンタープライズ、アンリミテッドの各プランを提供しています。料金の詳細はこちら。
Kissflow
Kissflowは、プロセス管理の一環としてコラボレーション機能とアジャイル機能を必要とする企業に適した、優れたBPMソフトウェアです。動的な役割・タスク管理、チーム単位の割り当て、モバイルアクセスを備え、多くのチームがDevOpsチーム向けの効果的なプロセスの構築・保存にこのツールを選んでいます。
Kissflowは、社内外のプロセスをより簡単に管理できるフォームの作成にも重点を置いています。ITやインシデントの変更管理、営業パイプラインと見積もり、旅行・健康状態の追跡など、さまざまなビジネスニーズに対応する複数のテンプレートとフォームを提供しています。
機能：
- 20種類のフィールドタイプ、高度な数式、ドラッグ＆ドロップレイアウトに対応したフォーム
- 外部ユーザーからデータを収集する公開フォーム
- ステップと割り当て、期限設定、条件管理、並列ワークフロー分岐を含むワークフロー設定
- フィールドの表示管理、ワークフローのプレビュー、テストデータの実行によるワークフローとタスクの管理
- デジタル上の記録証跡へのリアルタイムアクセスを備えたプロセス監査機能
メリット：SOPに基づく動的なルーティング、動的なビジネスルールと割り当て、デプロイメント重視の機能など、アジャイルに特化した機能を数多く提供しています。
デメリット：このシステムで発注書を管理するのに苦労したという顧客もいます。
料金：ベーシック、アドバンスト、フル装備、エンタープライズの有料プランを利用できます。Kissflowの料金の詳細はこちら。
monday.com
monday.comは、BPM以外にもさまざまな業務機能をカバーする、堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアです。主な用途には、チケット管理、顧客関係管理（CRM）、スプリントやアジャイルのプロジェクト計画などがあります。特にビジネスプロセス管理では、広範なダッシュボードとカスタマイズ可能な機能を理由にmonday.comを選ぶ顧客が多くいます。
このプラットフォームで顧客に特に好評なのが、レシピ自動化機能です。monday.comは、自動化されたSlack通知、ステータス更新、プロジェクトのアーカイブ、タスクの種類に応じた特定ユーザーへのタスク割り当てなど、さまざまな用途向けにあらかじめコード化された自動化を提供しています。レシピ機能は、期間やトリガーを変えて設定でき、より複雑なプロセス要件に対応する複数ステップの自動化も設定できます。
機能：
- アプリマーケットプレイスで利用できる既製アプリと連携機能
- ダッシュボードと個別タスク管理ビューの複数の選択肢
- ワークフロー向けの自動化・チェックリストレシピ
- SlackやGoogle Suiteなど、複数のコミュニケーション・コラボレーションツールとの連携
- さまざまなプロジェクトタイプと部門目標に対応するテンプレート
メリット：monday.comは、レシピと呼ばれる自動化プリセットの豊富なライブラリを提供しています。
デメリット：必要なユーザー数や機能によっては、monday.comの料金は非常に高額になる可能性があります。
料金：料金は月払いか年払いかによって異なり、個人、ベーシック、スタンダード、プロ、エンタープライズの5つのプランから選べます。料金の詳細はこちら。
Process Street
Process Streetは、複数の大手企業を顧客に持つノーコードBPMソフトウェアソリューションです。直感的なユーザーインターフェースを通じて、わかりやすいプロセス管理ソリューションを提供することで知られており、技術系ではないチームでもこのツールを効果的に利用できます。
Process Streetは、さまざまな用途に対応する専門的なサポートとあらかじめ構成されたソリューションを顧客に提供しています。サポート対象となる代表的なビジネスプロセスや用途には、新規顧客のセットアップ、従業員のオンボーディング、Gitワークフロー、調達、ITヘルプデスクサポート、プロジェクト管理、レポート作成、候補者のスクリーニング、請求書の作成、内部監査などがあります。
機能：
- アジャイルなワークフロー向けの条件ロジックとテンプレート
- レポートAPIを備えたBPMダッシュボード
- サードパーティー連携に対応したZapier、Webhook、API
- 意思決定の要となる担当者向けのタスク割り当てと手順書
- ドラッグ＆ドロップ機能に対応した10種類以上のフォームフィールド
メリット：Process Streetのアクティビティフィードは、さまざまな従業員が進捗をひと目で確認できる、明確で実用的なユーザーインターフェースを提供します。
デメリット：Process Streetは、一部の競合製品と比べてフォームのカスタマイズ項目がやや少なくなっています。
料金：プロパッケージは、フルユーザー1人あたり月額25ドルです。カスタムのエンタープライズ料金と無料トライアルも利用できます。料金の詳細はこちらです。
iGrafx Business Transformation Platform
iGrafx Business Transformation Platformは、顧客サポートの複数の窓口を提供する主要なBPMツールです。主なサポートリソースには、オンライン記事やブログ、ケーススタディや顧客レビュー、インフォグラフィックやホワイトペーパー、動画やウェビナーなどがあります。
また同社は、BPMプラットフォームを探している見込み顧客に役立つデータを提供することで、透明性も重視しています。iGrafxはScorecard / RFP Toolと呼ばれるリソースを提供しており、見込み顧客はベンダースコアカードやRFPの質問例などのツールを無料で利用できます。これにより、顧客は自社に適したツールを見つけやすくなります。
機能：
- プロセスモデリング、プロセスの発見・最適化、ナレッジマネジメント
- プロセスコンプライアンス、リスク管理、GRCの機能、特にリスクマイニングを通じた機能
- 顧客体験とシステム・プロセスをつなぐ連携
- プロセスのキャプチャーとワークフロー管理のためのiGrafx Quick-Mapper
- 図表化、SOP、プロセスナラティブレポートに対応するProcess Designer機能
メリット：iGrafxは、顧客のセキュリティとコンプライアンスに役立つ、事業継続性とデータ保護の強力な機能を複数提供しています。
デメリット：特にチャート上でドラッグ＆ドロップ機能を使用する際、ユーザーインターフェースが使いにくいと感じるユーザーもいます。
料金：料金はiGrafxのチームに問い合わせることで確認できます。無料トライアルも利用できます。
Kintone
Kintoneは、カスタム業務アプリケーションの作成と、そうしたアプリのプロセス標準化に重点を置く、BPM市場では比較的小規模なソリューションです。ダッシュボードとレポートにおいて画面をまたぐ操作を減らすことを重視しているため、連携の取れた小規模企業にとって有力な選択肢となる可能性があります。人事、マーケティング、営業、オペレーションなど、協力して業務に取り組むチームは、このツールによって自分たちの仕事がより大きなプロジェクトにどう貢献しているかを簡単に確認できます。
機能：
- カスタム業務アプリケーションの作成
- 業務指標を集約した単一の中央ダッシュボード
- スレッド、レコード内コメント、ユーザープロフィールウォール、非公開メッセージによるデータベース内コラボレーション
- REST APIと拡張機能による連携
- タスク割り当てと通知機能を備えたカスタム条件付きワークフロー
メリット：このソリューションは、カスタマイズ可能な単一ダッシュボード方式を採用しているため、人事データやCRM型データを含む社内のあらゆるデータが、他のビジネスプロセスとどうつながっているかを確認できます。
デメリット：単一ダッシュボード方式がすべての企業に適しているわけではありません。大企業では、異なるビジネスプロセスを分離し、それぞれのダッシュボードを連携させることで、よりシンプルにデータを可視化したい場合があります。
料金：Kintoneでは、政府機関や教育機関向けを含む複数の料金プランを提供しています。料金の詳細はこちらです。
Zoho Creator
Zoho Creatorは、アプリケーション開発とワークフロー構築のしやすさを重視する、もう1つのBPMプラットフォームです。特にデータセキュリティとガバナンスの面で、ZohoのBPMソリューションは市場でもトップクラスです。このプラットフォームは、エンドツーエンドのプロトコル、GDPRおよびHIPAAコンプライアンスのガイダンス、OWASPベースのセキュリティフレームワーク、コンテンツの暗号化、データ消去、IP制限など、セキュリティおよび管理機能を提供します。
機能：
- ワークフロー構築向けのドラッグ＆ドロップ式コードスニペットを備えたスクリプトビルダー
- モバイル固有の機能として、プッシュ通知、ジオフェンシング、QRコード・バーコードスキャンに対応
- PC、タブレット、iOS、Androidモバイルデバイスでアプリをネイティブ実行
- 異なる場所にあるソースデータを利用した部門横断レポートの作成
- ホワイトラベルと自動翻訳によるパーソナライズされたブランド体験
メリット：Smart Importツールにより、従来のデータセットを簡単に移行し、システム内で整理できます。
デメリット：検索機能の操作が難しいと考えるユーザーもいます。
料金：プロフェッショナルパッケージはユーザー1人あたり月額25ドル、アルティメットは年払いで月額400ドルです。詳細はこちらをご覧ください。
Creatio Studio
Creatio Studioは、ノーコードのアプローチによって、BPMユーザーがテンプレート化されたプロセスや、よりカスタマイズ性の高いプロセスを構築できるようにします。このツールの大きなセールスポイントは、プラットフォームのCase Designerです。ユーザーはこれを使って非構造化プロセスのケースを構築し、独自のステージ条件でワークフローの段階をマッピングできます。また、案内に従ってステップを進めることで、完了したプロセスを効果的に終了・保存し、後から参照できます。
機能：
- IDおよびアクセス管理ツール
- .Netツール、REST、SOAP、OData、オープンAPIによる連携
- アプリケーション開発向けのすぐに使えるテンプレート
- ワークフロー自動化のための人工知能モデルのトレーニング
- ノーコードのCase Designerによる非構造化プロセスの構築
メリット：Creatioは、管理者とユーザーに対してインタラクティブなプロンプトやダイアログを表示し、プロセスにおける次のステップを提案します。
デメリット：Creatioは、カスタマーサービスに必要なメッセージング機能や外部コミュニケーション機能が限られています。
料金：Creatio Studioには無料版とエンタープライズ版があります。Studioエンタープライズはユーザー1人あたり月額25ドルです。料金の詳細はこちらをご覧ください。
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BPMソリューションが必要なのは誰か？
規模や業種を問わず、あらゆる企業がBPMソリューションの恩恵を受けられますが、次のような状況にある企業は、特に高いROIを得られる可能性があります。
- 自社が合併・買収（M&A）を経験し、新たに加わった従業員や事業部門間でプロセスを標準化する必要がある。
- 組織内でITOps、DevOpsなどのオペレーションチームに大きく依存している。
- 部門横断型のプロジェクトが通常の業務の一部になっている。
- プロセスデータをコンプライアンスに準拠した安全な方法で保存・管理する必要がある。
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BPMツールのメリットとは？
職場におけるプロセスの可視性
ダッシュボード、グラフ、アクティビティフィード、コメント機能などを備えたBPMプラットフォームは、管理者と従業員の双方に職場のプロセスを可視化します。ユーザーはこのツールを使ってボトルネックをすばやく可視化し、プロジェクトに必要な改善を実行したり、担当者を割り当てたりできます。
規制コンプライアンス管理
特に機密性の高い顧客対応データを大量に扱う企業にとって、こうしたデータの利用に関する規制法令にプロセスが準拠していることは極めて重要です。多くのBPMツールは、一般的なデータプライバシーおよびコンプライアンス基準に基づく、標準搭載のGRC機能やセキュリティ機能を提供しています。
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プロセスの標準化とロジック構築
BPMは主にオペレーションプロセスの標準化に重点を置いており、その多くはロジックの構築によって実現されます。多くのツールは、if/thenロジックの構築やユーザーへのロジック提案に対応しており、チーム向けのプロセスを構築し、完成させやすくしています。
部門・ユーザー間のプロセス管理
部門やユーザーによって、社内プロジェクトへのアクセス権や理解度が同じとは限りません。BPMプロセス管理ソフトウェアを使えば、関係するすべてのユーザーを追加し、他の従業員や部門と協力するために必要な情報と可視性だけを正確に付与できます。
DevOps、AIOps、コラボレーションチームを支援するツール
DevOps、AIOps、ITOps、およびその他のオペレーションチームは、プロセスを効率化し、サブタスクやユーザー全体の進捗を追跡する効果的な方法を必要としています。BPMツールを使えば、プロジェクトの進捗を追跡できるだけでなく、プロセスを標準化し、将来、過去のプロジェクトを参照することもできます。