Meilleures applications et logiciels de messagerie conformes à la HIPAA

Le secteur de la santé aux États-Unis est l’un des secteurs les plus réglementés au monde. La principale loi régissant la confidentialité et la sécurité des informations de santé protégées est la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA). conformité à la HIPAA exige que les données des patients soient conservées de manière sûre et confidentielle. Les entités couvertes — hôpitaux, entreprises et associations de santé, ainsi que leurs partenaires commerciaux comme les sociétés de services cloud — doivent donc s’assurer d’utiliser une application de messagerie conforme à la HIPAA. Le non-respect de cette obligation peut entraîner de lourdes amendes. Par exemple, une association de santé de l’Illinois est connue pour avoir payé la plus importante amende jamais infligée au titre de la HIPAA, soit 5,5 millions de dollars US, pour n’avoir pas mis en place des mesures de protection adéquates pour sécuriser les données des patients.

Qu’est-ce qu’une messagerie sécurisée conforme à la HIPAA ?

La messagerie sécurisée conforme à la HIPAA désigne l’utilisation de plateformes technologiques et de logiciels qui répondent aux exigences techniques et de sécurité de la HIPAA. Les logiciels de messagerie conformes à la HIPAA utilisent généralement des technologies de chiffrement pour protéger les données des patients envoyées et reçues, afin de garantir la confidentialité des informations.

La messagerie texte est-elle conforme à la HIPAA ?

Bien que les SMS ne soient pas explicitement mentionnés dans la HIPAA, ils peuvent être considérés comme une forme de communication électronique relevant du champ d’application de la loi. Par conséquent, toute application ou plateforme utilisée pour envoyer des SMS doit être conforme à la HIPAA. Elle doit répondre aux mêmes exigences de sécurité que les autres formes de communication électronique, notamment les e-mails et les applications de chat.

Malheureusement, les applications de messagerie courantes telles que Whatsapp, Messenger et Skype ne sont pas conformes à la HIPAA, car les mesures de protection techniques nécessaires n’y sont pas intégrées par défaut. Par exemple, ces applications ne sont pas protégées par un mot de passe par défaut, les messages peuvent s’afficher sur des écrans verrouillés et elles ne disposent pas de contrôles d’audit permettant de conserver les historiques de communication. En outre, nombre de ces entreprises ne disposent pas d’ accords de partenariat commercial avec les organismes de santé, une exigence essentielle de la HIPAA.

Nous examinons ci-dessous six des meilleures applications et solutions logicielles de messagerie conformes à la HIPAA actuellement disponibles, afin de vous aider à rester en conformité avec la loi.

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Meilleures applications de messagerie conformes à la HIPAA

WELL

WELL est une plateforme de communication haut de gamme conçue pour aider les entreprises de santé à réduire les rendez-vous non honorés et les temps d’attente des patients. Ce système de communication avec les patients fournit des solutions d’automatisation avancées, notamment des rappels de rendez-vous, des chats alimentés par l’IA, des analyses de données précises ainsi que l’automatisation des processus administratifs et cliniques.

En outre, WELL s’intègre parfaitement aux principaux systèmes de dossiers médicaux électroniques (EHR), comme Epic, Cerner, MEDHOST, AthenaHealth et AllScripts, entre autres. L’API de la plateforme permet également la communication bidirectionnelle avec les fournisseurs, l’intégration de Fast Healthcare Interoperability Resources (FHIR) et celle de Health Level Seven International Version 2 (HL7v2).

WELL est conforme à la HIPAA et certifié HITRUST CSF.

Fonctionnalités clés

• Permet de contacter directement les patients pour le compte des fournisseurs
• Conçu pour accompagner la croissance des grandes entreprises
• WELL dispose d’un calculateur intuitif de retour sur investissement (ROI) pour vous aider à rationaliser la répartition de vos coûts et revenus
• Facilite la gestion du cycle de revenus
• Intégration multicanale (SMS, e-mail, téléphone et chat en direct)
• Permet de gérer intégralement les programmes de prise en charge des patients tout au long de leur parcours
• Les utilisateurs peuvent personnaliser les workflows de messagerie à partir de zéro ou utiliser des modèles prédéfinis

Avantages

• Communication bidirectionnelle sécurisée
• Configuration facile avec un minimum de formation nécessaire
• Excellent service client
• Règles d’automatisation flexibles
• Automatisation des rendez-vous et des annulations, permettant de rendre immédiatement les créneaux disponibles

Inconvénients

• WELL est disponible sous la forme d’une plateforme web, mais n’a pas encore lancé d’application mobile ou de bureau

Tarifs

Les utilisateurs peuvent demander une démonstration. Les tarifs sont également disponibles sur demande.

HALO Health (désormais intégré à Symplr)

Halo Health est un logiciel de collaboration et de communication de santé basé dans le cloud, conçu pour les établissements ambulatoires, les systèmes cliniques et les structures de soins post-aigus de longue durée. Créée par des cliniciens expérimentés, la plateforme dispose d’un workflow unique qui transmet en temps réel les informations sur les patients au rôle, à la personne ou à l’équipe concernés, sans délai de communication.

Halo Link, une nouvelle solution de Halo Health, permet aux médecins de communiquer depuis différents établissements grâce à leurs divers rôles. Cette fonctionnalité permet aux cliniciens d’accéder aux informations des patients et de les partager en toute transparence, quel que soit le nombre d’établissements dans lesquels ils exercent.

Fonctionnalités clés

• Planification des gardes et modification du statut en temps réel
• Fournit une messagerie sécurisée
• Communication automatisée selon les équipes et les rôles
• Intégrations EHR/EMR permettant de recevoir des alertes critiques sur les patients et d’assurer leur suivi
• Plateformes hébergées sur plusieurs clouds
• Compatible avec iOS, Android et les ordinateurs
• Prend en charge les appels VoIP internes et externes via la plateforme Halo
• Permet aux utilisateurs de communiquer avec des membres qui ne font pas partie de HALO à l’aide d’un numéro d’identification national du prestataire (NPI)
• S’intègre à tous les types de systèmes de santé
• Prend en charge le transfert automatique, la réponse automatique et les messages critiques hors service lorsque vous êtes indisponible

Avantages

• La plateforme de communication unifiée de Halo élimine la nécessité de recourir à plusieurs applications de communication et réduit les coûts administratifs
• Les workflows optimisés réduisent les erreurs et le temps perdu dans les processus critiques liés aux patients
• Permet la collaboration interfonctionnelle entre les équipes, les services et les établissements

Inconvénients

• Des problèmes de latence surviennent lors de l’envoi de messages
• Ne prend pas en charge les communications vidéo
• Halo pourrait rendre sa fonction de recherche plus intuitive

Tarifs

Les tarifs sont disponibles sur demande et les utilisateurs peuvent demander une démonstration.

Tiger Connect Clinical Collaboration Platform

Tiger Connect permet une communication et une collaboration sécurisées dans le secteur de la santé par texte, voix et vidéo. La plateforme garantit une disponibilité de 99,9 % et peut traiter plus de 10 millions de messages par jour. En outre, les utilisateurs peuvent planifier automatiquement des affectations fondées sur les rôles et envoyer des messages précis, sans risque de confusion.

Fonctionnalités clés

• Alertes en temps réel et routage des notifications piloté par l’IA
• Basculement automatique de l’inactivité à l’activité pour les plannings de garde
• Intégration avec les systèmes d’appel infirmier, les EHR et les moniteurs psychologiques pour fournir des alertes exploitables en temps réel
• Gestion et implication virtuelles des patients
• Modèles intégrés pour créer des plannings de garde
• Intégration Smart Bed pour automatiser le suivi, prévenir les chutes et atténuer les événements sentinelles
• Intégrations étendues avec les systèmes pour accélérer les workflows
• La localisation en temps réel permet de déployer plus rapidement les infirmiers
• Assistance par chat, e-mail, centre d’aide et téléphone. Les utilisateurs ont également accès à une base de connaissances et à un forum bien documentés
• Disponible dans le cloud, sur site, ainsi que sous forme d’application mobile et de bureau

Avantages

• La plateforme chiffre les communications et permet une messagerie sécurisée
• Les utilisateurs peuvent créer des groupes publics ou privés pour communiquer avec des membres spécifiques
• Vous pouvez organiser des discussions sur un forum ou diffuser des informations à de grandes équipes
• Les utilisateurs peuvent définir la durée de vie des messages et le moment de leur suppression automatique
• Permet une messagerie sécurisée avec les personnes qui ne sont pas membres
• Le service informatique peut appliquer les politiques du système grâce à l’archivage et à Active Directory

Inconvénients

• Les utilisateurs ne peuvent pas identifier des personnes précises lors de la délégation d’une tâche

Tarifs

Les entreprises peuvent demander une démonstration.

Rocket Chat

Utilisé par plus de 12 millions d’utilisateurs dans plus de 150 pays, Rocket Chat est une plateforme de messagerie open source destinée aux entreprises qui traitent des données sensibles. Elle permet une communication interne fluide avec les collègues ainsi que des échanges externes sécurisés avec les fournisseurs et les prestataires.

Rocket Chat propose l’une des meilleures intégrations d’applications tierces, avec plus de 20 catégories allant de l’analytique à la gestion de projet.

La plateforme propose des déploiements autogérés afin de garantir la sécurité des données des patients. Rocket Chat dispose également d’un système de tickets, d’autorisations fondées sur les rôles et d’une assistance 24 h/24 et 7 j/7 depuis n’importe quel endroit.

Fonctionnalités clés

• Permet une communication multicanale et multiplateforme par voix, SMS, chat, vidéo ou réseaux sociaux
• L’API de chat permet d’automatiser les prises de contact courantes avec les patients
• Le chatbot et les fonctionnalités en libre-service permettent d’orienter automatiquement les patients vers les médecins appropriés
• Chiffrement de bout en bout et contenu illisible pour des communications sécurisées
• Fonctionnalités d’authentification unique, d’Active Directory et de Security Assertion Markup Language (SAML)
• Infrastructure hautement disponible déployée sous forme de plusieurs instances
• Prend en charge l’audit des messages non chiffrés

Avantages

• Rocket Chat dispose de nombreuses fonctionnalités de sécurité qui protègent les données et les échanges avec vos patients
• Il s’agit d’une plateforme open source facile à intégrer à vos systèmes existants
• Il s’agit d’une plateforme complète qui fournit des outils de communication de bout en bout ainsi que de gestion administrative et de gestion de projet
• Enregistre tous les historiques de chat pour faciliter les orientations et les audits
• Elle est gratuite pour les utilisateurs qui l’hébergent eux-mêmes

Inconvénients

• Il est impossible de supprimer les messages privés
• Sa marketplace d’applications n’est pas très intuitive

Tarifs

Rocket Chat est gratuit pour les équipes qui l’hébergent elles-mêmes. La plateforme propose également un essai gratuit de 30 jours. Ensuite, le tarif est de 3 $ par utilisateur et par mois pour un forfait autogéré, ou de 2 $ par utilisateur et par mois pour un forfait SaaS.

Paubox Email Suite

Lorsque vous avez besoin d’une solution de messagerie qui chiffre les communications par e-mail et ne nécessite aucun plug-in supplémentaire, Paubox est la plateforme idéale. Conformément aux réglementations de la HIPAA, le logiciel permet aux entreprises d’empêcher les utilisateurs internes de partager des informations de santé protégées. Paubox peut également afficher et bloquer les e-mails potentiellement dangereux afin de prévenir les attaques de phishing à l’échelle de l’entreprise.

Paubox dispose de centres de données multirégionaux et basés aux États-Unis, qui garantissent un temps d’arrêt minimal et des performances inégalées pour la disponibilité des données.

Fonctionnalités clés

• Transcription des messages vocaux conforme à la HIPAA
• La fonctionnalité ExecProtect applique un filtrage zero trust aux e-mails afin d’empêcher l’usurpation d’identité
• Les workflows de messagerie alimentés par l’IA automatisent les processus courants liés aux patients et éliminent les tâches manuelles répétitives
• L’accord de partenariat commercial (BAA) supprime les coûts cachés liés à la conformité à la HIPAA

Avantages

• Intégration facile aux paramètres de domaines tiers
• Chiffrement généralisé de tous les e-mails pour garantir une conformité permanente
• Détection automatisée des usurpations d’identité
• Prise en charge de plusieurs appareils

Inconvénients

• Les utilisateurs ne peuvent pas rappeler les messages envoyés
• Le modèle d’abonnement coûteux

Tarifs

RevenueWell

Conserver un flux régulier d’utilisateurs sur votre application de santé peut être une tâche ardue. RevenueWell a résolu ce problème avec son logiciel d’engagement, de communication et de fidélisation des patients, conçu pour vous aider à attirer et à développer la patientèle de votre cabinet dentaire.

La plateforme permet à votre personnel de se concentrer sur la compréhension des besoins de vos patients, afin de pouvoir concevoir des expériences enrichissantes qui y répondent.

RevenueWell propose une plateforme marketing et de communication qui accompagne votre cabinet à tous les points de contact possibles et tout au long du parcours du patient, des réseaux sociaux à la phase d’intégration. La plateforme gère également d’autres tâches administratives associées au parcours du patient, telles que la planification, les formulaires des patients, les rappels de rendez-vous, les instructions postopératoires et le suivi des soins.

Fonctionnalités clés

• Assure le suivi des plans de traitement
• Gestion des réseaux sociaux
• Planification des rendez-vous des patients en ligne
• Propose des consultations virtuelles et des soins médicaux aux patients (télédentisterie)
• Affiche des fiches à l’écran avant de répondre aux appels téléphoniques afin de résumer rapidement les informations sur le patient
• Propose des dossiers d’accueil personnalisés pour enrichir le processus d’intégration
• Vous pouvez envoyer des messages personnalisés aux patients
• Newsletters personnalisées pour soutenir vos efforts d’implication des patients
• Les cabinets dentaires reçoivent régulièrement des conseils marketing pour améliorer leurs efforts de création de relations
• Service de gestion de la réputation en ligne
• Automatisation des tâches administratives courantes
• Portail libre-service pour les patients
• Prend en charge les appels VoIP
• Prend en charge les SMS bidirectionnels

Avantages

• Accroît la visibilité en ligne de votre cabinet dentaire
• Propose un coût d’installation unique, sans engagement annuel
• Peut identifier les actes non planifiés et communiquer automatiquement avec les patients concernés
• Propose plusieurs options d’assistance (vidéo, base de connaissances, téléphone, chat)

Inconvénients

• Disponible uniquement sous forme de service cloud accessible sur le Web. Aucune application de bureau, sur site ou mobile
• Offre peu d’options de personnalisation pour les campagnes d’e-mail

Tarifs

Planifiez une démonstration personnalisée sur le site Web de RevenueWell.

Choisir des logiciels et applications de messagerie conformes à la HIPAA

Une violation de la HIPAA peut entraîner une lourde pénalité financière susceptible de mettre votre organisation en difficulté. Les logiciels et applications de messagerie conformes à la HIPAA constituent le meilleur moyen de protéger les informations sensibles des patients.

Lors du choix de logiciels et d’applications de messagerie conformes à la HIPAA, il est essentiel de tenir compte des fonctionnalités les plus importantes pour votre organisation. En outre, chaque application propose son propre ensemble de fonctionnalités, alors veillez à les comparer attentivement avant de prendre une décision.

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