Die besten HIPAA-konformen Messaging-Apps und -Software

Die US-amerikanische Gesundheitsbranche gehört weltweit zu den am stärksten regulierten Branchen. Das wichtigste Gesetz zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit geschützter Gesundheitsinformationen ist der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996. Die HIPAA-Konformität schreibt vor, dass Patientendaten sicher und vertraulich behandelt werden. Das bedeutet, dass betroffene Einrichtungen – Krankenhäuser, Gesundheitsunternehmen und gemeinnützige Organisationen sowie Geschäftspartner wie Cloud-Unternehmen – sicherstellen müssen, eine HIPAA-konforme Messaging-App zu verwenden. Andernfalls drohen hohe Geldstrafen. So ist beispielsweise eine gemeinnützige Gesundheitsorganisation in Illinois dafür bekannt, mit 5,5 Millionen US-Dollar die höchste HIPAA-Strafe gezahlt zu haben, weil sie keine ausreichenden Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz von Patientendaten getroffen hatte.

Was ist HIPAA-konformes sicheres Messaging?

HIPAA-konformes sicheres Messaging bezeichnet die Nutzung von Technologieplattformen und Software, die den technischen und sicherheitsbezogenen Anforderungen des HIPAA entsprechen. HIPAA-konforme Messaging-Software nutzt in der Regel Verschlüsselungstechnologien, um gesendete und empfangene Patientendaten zu schützen und so die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.

Sind Textnachrichten HIPAA-konform?

Obwohl Textnachrichten im HIPAA nicht ausdrücklich erwähnt werden, können sie als elektronische Kommunikation betrachtet werden, die unter den Geltungsbereich des Gesetzes fällt. Daher muss jede für Textnachrichten verwendete App oder Plattform HIPAA-konform sein. Das bedeutet, dass sie dieselben Sicherheitsanforderungen wie andere Formen der elektronischen Kommunikation erfüllen muss, einschließlich E-Mail- und Chatprogrammen.

Leider sind gängige Textnachrichten-Apps wie Whatsapp, Messenger und Skype nicht HIPAA-konform, da die erforderlichen technischen Sicherheitsvorkehrungen keine Standardfunktionen sind. So sind die Apps beispielsweise standardmäßig nicht durch ein Passwort geschützt, Nachrichten können auf gesperrten Bildschirmen angezeigt werden und es fehlen Auditkontrollen zur Aufbewahrung von Kommunikationsaufzeichnungen. Außerdem haben viele dieser App-Unternehmen keine Business-Associate-Vereinbarungen mit Gesundheitsorganisationen, obwohl diese eine wichtige HIPAA-Anforderung darstellen.

Im Folgenden stellen wir sechs der derzeit besten HIPAA-konformen Messaging-Apps und Softwarelösungen auf dem Markt vor, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite bleiben.

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Die besten HIPAA-konformen Messaging-Apps

WELL

WELL ist eine erstklassige Kommunikationsplattform, die Gesundheitsunternehmen dabei unterstützt, das Nichterscheinen von Patienten und Wartezeiten zu reduzieren. Das Patientenkommunikationssystem bietet fortschrittliche Automatisierungslösungen wie Terminerinnerungen, KI-gestützte Chats, präzise Datenanalysen sowie automatisierte administrative und klinische Prozesse.

Darüber hinaus lässt sich WELL nahtlos in die führenden Systeme für elektronische Gesundheitsakten (EHR) wie Epic, Cerner, MEDHOST, AthenaHealth und AllScripts integrieren. Außerdem ermöglicht die API der Plattform die bidirektionale Kommunikation mit Anbietern sowie Integrationen von Fast Healthcare Interoperability Resources (FHIR) und Health Level Seven International Version 2 (HL7v2).

WELL ist HIPAA-konform und HITRUST-CSF-zertifiziert.

Wichtige Funktionen

• Ermöglicht die direkte Kontaktaufnahme mit Patienten durch Anbieter
• Für die Skalierung großer Unternehmen entwickelt
• WELL verfügt über einen intuitiven Rechner für die Kapitalrendite (ROI), der Sie dabei unterstützt, Ihre Kosten- und Umsatzzuordnung zu optimieren
• Unterstützt das Revenue-Cycle-Management
• Multikanal-Integration (Textnachrichten, E-Mail, Telefon und Live-Chat)
• Ermöglicht umfassende Programme für das Patientenmanagement über den gesamten Lebenszyklus
• Nutzer können Messaging-Workflows von Grund auf anpassen oder vorgefertigte Vorlagen verwenden

Vorteile

• Sichere bidirektionale Kommunikation
• Einfach einzurichten, mit minimalem Schulungsaufwand
• Ausgezeichneter Kundensupport
• Flexible Automatisierungsregeln
• Automatisierte Terminvergabe und Stornierungen, sodass Termine sofort wieder verfügbar sind

Nachteile

• WELL ist als webbasierte Plattform verfügbar, hat aber noch keine mobile oder Desktop-Anwendung veröffentlicht

Preise

Nutzer können eine Demo anfordern. Preise sind ebenfalls auf Anfrage erhältlich.

HALO Health (jetzt Teil von Symplr)

Halo Health ist eine cloudbasierte Software für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Gesundheitswesen, die für ambulante Einrichtungen, klinische Systeme und Unternehmen im Bereich der langfristigen postakuten Versorgung entwickelt wurde. Die von erfahrenen Klinikern entwickelte Plattform verfügt über einen einzigartigen Workflow, der Patienteninformationen in Echtzeit ohne Kommunikationsverzögerungen an die jeweils zuständige Rolle, Person oder das zuständige Team übermittelt.

Halo Link, eine neue Lösung von Halo Health, ermöglicht Ärzten die Kommunikation über verschiedene Einrichtungen hinweg und in ihren jeweiligen Rollen. Diese Funktion erlaubt es Klinikern, unabhängig von der Anzahl der von ihnen betriebenen Einrichtungen nahtlos auf Patienteninformationen zuzugreifen und diese zu teilen.

Wichtige Funktionen

• Rufbereitschaftsplanung und Statusänderungen in Echtzeit
• Bietet sicheres Messaging
• Automatisierte Kommunikation nach Teams und Rollen
• EHR-/EMR-Integrationen für kritische Patientenwarnungen und Überwachung
• Auf mehreren Clouds gehostete Plattformen
• Kompatibel mit iOS, Android und Desktop
• Unterstützt interne und externe VolP-Anrufe über die Halo-Plattform
• Ermöglicht Nutzern die Kommunikation mit Nicht-HALO-Mitgliedern anhand einer National Provider Identifier ((NPI)-Nummer
• Lässt sich in alle Arten von Gesundheitssystemen integrieren
• Unterstützt automatische Weiterleitung, automatische Antworten und kritische Nachrichten außerhalb der Dienstzeiten, wenn Sie nicht erreichbar sind

Vorteile

• Die einheitliche Kommunikationsplattform von Halo macht mehrere Kommunikations-Apps überflüssig und senkt die Verwaltungskosten
• Optimierte Workflows reduzieren Fehler und Zeitverschwendung bei kritischen Patientenprozessen
• Ermöglicht die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Teams, Abteilungen und Einrichtungen

Nachteile

• Beim Senden von Nachrichten treten Verzögerungen auf
• Unterstützt keine Videokommunikation
• Halo könnte seine Suchfunktion intuitiver gestalten

Preise

Preise sind auf Anfrage erhältlich, und Nutzer können eine Demo beantragen.

Tiger Connect Clinical Collaboration Platform

Tiger Connect ermöglicht sichere Kommunikation und Zusammenarbeit im Gesundheitswesen per Text, Sprache und Video. Die Plattform gewährleistet eine Verfügbarkeit von 99,9 % und kann mehr als 10 Millionen Nachrichten pro Tag verarbeiten. Darüber hinaus können Nutzer automatisch rollenbasierte Aufgaben planen und präzise Nachrichten ohne Verwechslungen versenden.

Wichtige Funktionen

• Echtzeit-Warnungen und KI-gestützte Weiterleitung von Benachrichtigungen
• Automatischer Wechsel von inaktiv zu aktiv bei Schichtplänen
• Integriert mit Schwesternruf, EHR und psychologischen Monitoren für umsetzbare Warnungen in Echtzeit
• Virtuelles Patientenmanagement und -engagement
• Integrierte Vorlagen zur Erstellung von Rufbereitschaftsplänen
• Smart-Bed-Integration für automatisierte Überwachung, Sturzprävention und die Vermeidung von Sentinel-Ereignissen
• Umfangreiche Systemintegrationen zur Beschleunigung von Workflows
• Die Echtzeit-Ortung ermöglicht einen schnelleren Einsatz von Pflegekräften
• Bietet Support per Chat, E-Mail, Helpdesk und Telefon. Nutzer haben außerdem Zugriff auf eine gut dokumentierte Wissensdatenbank und ein Forum
• Verfügbar in der Cloud, On-Premises sowie als mobile und Desktop-App

Vorteile

• Die Plattform verschlüsselt die Kommunikation und ermöglicht sicheres Messaging
• Nutzer können öffentliche oder private Gruppen für die Kommunikation mit bestimmten Mitgliedern einrichten
• Sie können Forendiskussionen führen oder Informationen an große Teams übertragen
• Nutzer können die Gültigkeitsdauer von Nachrichten und den Zeitpunkt ihrer automatischen Löschung festlegen
• Ermöglicht sicheres Messaging für Nichtmitglieder
• Die IT-Abteilung kann Systemrichtlinien durch Archivierung und Active Directory durchsetzen

Nachteile

• Nutzer können beim Delegieren einer Aufgabe keine bestimmten Personen markieren

Preise

Unternehmen können eine Demo anfordern.

Rocket Chat

Rocket Chat wird von mehr als 12 Millionen Nutzern in über 150 Ländern verwendet und ist eine Open-Source-Messaging-Plattform für datenverarbeitende Unternehmen. Die Plattform ermöglicht eine nahtlose interne Kommunikation mit Kollegen sowie sichere externe Interaktionen mit Lieferanten und Anbietern.

Rocket Chat bietet eine der besten Integrationen von Drittanbieter-Apps mit mehr als 20 Kategorien, die von Analysen bis zum Projektmanagement reichen.

Die Plattform ermöglicht selbstverwaltete Bereitstellungen, um die Sicherheit von Patientendaten zu gewährleisten. Rocket Chat verfügt außerdem über ein Ticketsystem, rollenbasierte Berechtigungen und rund um die Uhr verfügbaren Support von jedem Standort aus.

Wichtige Funktionen

• Ermöglicht kanal- und plattformübergreifende Kommunikation per Sprache, SMS, Chat, Video oder sozialen Medien
• Die Chat-API ermöglicht die Automatisierung der routinemäßigen Kontaktaufnahme mit Patienten
• Chatbot und Self-Service ermöglichen die automatische Weiterleitung von Patienten an die zuständigen Ärzte
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Unlesbarkeit für sichere Kommunikation
• Single Sign-on, Active Directory und Funktionen der Security Assertion Markup Language (SAML)
• Hochverfügbare Infrastruktur, die als mehrere Instanzen bereitgestellt wird
• Unterstützt die Prüfung unverschlüsselter Nachrichten

Vorteile

• Rocket Chat verfügt über umfangreiche Sicherheitsfunktionen, die Ihre Patientendaten und Interaktionen schützen
• Es handelt sich um eine Open-Source-Plattform, die sich einfach in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt
• Es ist eine voll ausgestattete Plattform, die Ende-zu-Ende-Kommunikation sowie Tools für die Verwaltung und das Projektmanagement bietet
• Speichert alle Chatprotokolle für einfachere Überweisungen und Audits
• Für Nutzer mit eigenem Hosting kostenlos

Nachteile

• Private Nachrichten können nicht gelöscht werden
• Der App-Marktplatz ist nicht besonders intuitiv

Preise

Rocket Chat ist für Teams mit eigenem Hosting kostenlos. Außerdem wird eine kostenlose 30-tägige Testversion angeboten. Danach kostet ein selbstverwalteter Tarif 3 US-Dollar pro Nutzer und Monat, ein SaaS-Tarif 2 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Paubox Email Suite

Wenn Sie eine E-Mail-Lösung benötigen, die die E-Mail-Kommunikation verschlüsselt und keine zusätzlichen Plug-ins erfordert, Paubox ist die ideale Plattform. Gemäß den HIPAA-Vorschriften ermöglicht die Software Unternehmen, internen Nutzern das Teilen geschützter Gesundheitsinformationen zu untersagen. Paubox kann außerdem potenziell schädliche E-Mails anzeigen und blockieren, um unternehmensweite Phishing-Angriffe zu verhindern.

Paubox verfügt über Rechenzentren in mehreren Regionen und in den USA, die minimale Ausfallzeiten und eine beispiellose Leistung bei der Datenverfügbarkeit gewährleisten.

Wichtige Funktionen

• HIPAA-konforme Transkriptionen von Sprachnachrichten
• Die ExecProtect-Funktion wendet Zero-Trust-Filterung auf E-Mails an, um Spoofing zu verhindern
• KI-gestützte E-Mail-Workflows automatisieren routinemäßige Patientenprozesse und beseitigen sich wiederholende manuelle Tätigkeiten
• Die Business-Associate-Vereinbarung (BAA) beseitigt versteckte Kosten für die HIPAA-Konformität

Vorteile

• Einfache Integration in Einstellungen von Drittanbieter-Domains
• Bietet eine umfassende Verschlüsselung für alle E-Mails und gewährleistet so jederzeit die Konformität
• Automatisierte Erkennung von Identitätsvortäuschungen
• Unterstützung mehrerer Geräte

Nachteile

• Nutzer können gesendete Nachrichten nicht zurückrufen
• Das kostspielige Abonnementmodell

Preise

RevenueWell

Einen kontinuierlichen Zustrom von Nutzern für Ihre Gesundheits-App aufrechtzuerhalten, kann eine große Herausforderung sein. RevenueWell hat dieses Problem mit seiner Software für Dental-Engagement, Kommunikation und -bindung gelöst, die Sie dabei unterstützt, den Patientenstamm Ihrer Zahnarztpraxis zu gewinnen und zu vergrößern.

Die Plattform stellt sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter darauf konzentrieren, die Bedürfnisse Ihrer Patienten zu verstehen, damit sie bereichernde Erlebnisse gestalten können, die diesen Bedürfnissen gerecht werden.

RevenueWells Marketing- und Kommunikationsplattform unterstützt Ihre Praxis an allen möglichen Kontaktpunkten und während der gesamten Patientenreise – von den sozialen Medien bis hin zur Onboarding-Phase. Die Plattform verwaltet außerdem weitere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Patientenreise, etwa Terminplanung, Patientenformulare, Terminerinnerungen, Anweisungen für die Zeit nach einer Operation und Nachsorge.

Wichtige Funktionen

• Bietet Nachfassaktionen zu Behandlungsplänen
• Social-Media-Management
• Online-Terminplanung für Patienten
• Bietet virtuelle Patientenkonsultationen und medizinische Betreuung (Teledentistry)
• Screen-Pop-ups vor der Annahme von Telefonanrufen, um die wichtigsten Informationen zum Patienten schnell zusammenzufassen
• Bietet individuell angepasste Willkommenspakete zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses
• Sie können personalisierte Nachrichten an Patienten senden
• Individuelle Newsletter zur Unterstützung Ihrer Maßnahmen zur Patientenbindung
• Zahnarztpraxen erhalten regelmäßig Marketingtipps zur Verbesserung ihrer Maßnahmen für den Beziehungsaufbau
• Service zur Verwaltung der Online-Reputation
• Automatisierung routinemäßiger administrativer Aufgaben
• Self-Service-Portal für Patienten
• Unterstützt VoIP-Anrufe
• Unterstützt bidirektionale Textnachrichten

Vorteile

• Erhöht die Online-Sichtbarkeit Ihrer Zahnarztpraxis
• Bietet einmalige Einrichtungskosten ohne jährliche Vertragsbindung
• Kann nicht geplante Behandlungen identifizieren und automatisch mit den betroffenen Patienten kommunizieren
• Bietet mehrere Supportoptionen (Video, Wissensdatenbank, Telefon, Chat)

Nachteile

• Nur als webbasierter Cloud-Service verfügbar. Keine Desktop-, On-Premises- oder mobile App
• Bietet nur wenige Anpassungsmöglichkeiten für E-Mail-Kampagnen

Preise

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Auswahl HIPAA-konformer Messaging-Apps und -Software

Ein HIPAA-Verstoß kann zu einer hohen finanziellen Strafe führen, die Ihre Organisation handlungsunfähig machen kann. HIPAA-konforme Messaging-Apps und -Software sind der beste Weg, um sensible Patienteninformationen zu schützen.

Bei der Auswahl HIPAA-konformer Messaging-Apps und -Software sollten Sie unbedingt die für Ihre Organisation wichtigsten Funktionen berücksichtigen. Außerdem bietet jede App ihre eigenen einzigartigen Funktionen. Vergleichen Sie sie daher sorgfältig, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

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